З Беатою Кшищак ми познайомилися на Економічному форумі Європа–Україна в Жешові у березні цього року.
Серед кількох десятків стендів з різноманітними послугами та бізнес-проектами я побачив напис "Віртуальна Асистентка". А поряд яскраву жінку з рудим волоссям. Я вирішив зробити її портрет, а вона зацікавилася моїм інтересом, і ми розговорилися.
Професійна юристка, 10 років відпрацювала в корпораціях, де керувала великими підрозділами. Втілюючи поставлені завдання, навчилася працювати швидко, під дедлайн.
Власне, шалений темп життя і щоразу нові запити і потреби клієнтів спонукали пані Кшищак із однодумцями створити фірму, якою сьогодні є Віртуальна Асистентка.
"Ми постійно поспішаємо, – каже пані Беата Кшищак, – дивлячись на те, яким є сьогоднішній стиль життя, як нам бракує часу на все, у наших головах зародилася ідея створити таку компанію, яка б в першу чергу відповідала потребам клієнтів. А одна з головних потреб кожної людини – час. Так і виникла ідея проекту Віртуальна Асистентка. Хочемо, щоби люди могли довіряти нам не лише свої офісні справи, але й аби вони мали більше часу на себе, на свою родину, сім’ю. По суті, ми продаємо час. Адже ведучи бізнес, треба мати час на зустрічі з клієнтами, переговори і багато-багато інших речей. Деякі справи можна делегувати асистентові. Власне, Віртуальна Асистентка і є таким делегованим помічником. Вона може спростити для вас велику кількість офісної роботи. А ви заощаджуєте свій час, не переймаєтеся коштами фірми, працівниками, не мусите контролювати їхню роботу – все це зробимо замість клієнта ми, а клієнт 100% зосереджується на тому, що для нього є найважливішим".
То хто ж така Віртуальна Асистентка, – питаю у співрозмовниці, – хіба це не те ж саме, що й звичайна асистентка в офісі?
І так, і трохи не так, – посміхається моя співрозмовниця, – Віртуальна Асистентка – це особа, яка допомагає Вам у всіх справах, пов’язаних з фірмою, хоча також може виконувати якісь індивідуальні завдання, на які клієнтові бракує часу, наприклад, резервація авіаквитків, нагадування про урочистості, дні народження і так далі. Це енергійна особа, сповнена оптимізму, налаштована на виконання завдання. Віртуальна Асистентка – це особа, яка виконує ті ж обов’язки, що й офісна помічниця, що працює поряд, на місці. Вона відповідає за документообіг, відповіді на мейли, організацію подорожей чи зустрічей, пошук необхідної інформації. Займається також справами, зв’язаними з веденням бізнесу, та юридичними питаннями. Віртуальна Асистентка перебуває поряд з підприємцем від самого початку створення і розбудови ним власної справи. Але для неї не треба створювати робочого місця, оплачувати податки за неї і її зарплату, витрачати кошти на обладнання.
Ми все вже маємо. Клієнтові треба тільки повірити нам і доручити найскладнішу, а часто доволі марудну роботу.
Послуга Віртуальна Асистентка доволі активно останнім часом розвивається не тільки в самій Польщі, але й в інших країнах світу.
У Віртуальній Асистентці працюють переважно молоді люди, сповнені енергії та запалу. Доволі складно набрати до роботи такий людей, які б якісно і саме так, як того потребує клієнт, виконували свої обов’язки. Розглядаючи велику кількість резюме, нам доводиться дуже ретельно просіювати кандидатів. Далі з відібраними кандидатами зустрічаємося особисто. У невимушеній, спокійні розмові, аби кандидат не почувався напружено, ми пізнаємо можливого працівника, розуміємо, який він, що вміє. Працівники Віртуальної Асистентки мусять досконало володіти пакетом Office, мати навички роботи з комп’ютером та бути комунікабельними.
Завдяки своєму досвіду Віртуальна Асистентка також може шукати працівників і для своїх клієнтів – від розміщення інформації про вакансії до складання пропозицій кандидатам.
Віртуальна Асистентка може допомогти започаткувати власну справу в Польщі: здійснити аналіз конкуренції, перевірити наявність подібних фірм на ринку, допомогти обрати назву, яка приверне увагу, взяти на себе все, пов’язане з реєстрацією. Підприємці, які мають намір почати в Польщі свій бізнес, мусять залагодити цілий ряд необхідних законодавчих справ. Наприклад, питання реєстрації фірми в суді. Віртуальна Асистентка знає, як це робити і робить це швидко, аби клієнт міг почати діяльність відразу, тоді як необізнаний з тонкощами підприємець може витратити на це значно більше часу.
"Словом, ми, – продовжує розмову пані Кшищак, – маємо дуже гнучкий підхід до клієнта, вслухаємося в його потреби. Віртуальна Асистентка надає весь необхідний комплекс послуг або виконує лише окремі завдання – все, що потрібно клієнтові. Наприклад, зателефонувати до потенційних клієнтів від імені фірми, запросити на зустріч, організувати цю зустріч, залагодити всі адміністративні справи, навіть представляти інтереси клієнта на зустрічі. Тобто, абсолютно все, що є прийнятним з точки зору етики і закону, – нам можна довірити і доручити виконати".
Не має значення, чим саме займається клієнт – Віртуальна Асистентка працює з різними бізнесами, обслуговує фірми, які мають у штаті близько 2000 працівників або кількох осіб. Все залежить від потреб клієнта.
Доручаючи Віртуальній Асистентці завдання, клієнт економить на працівниках, мінімізує необхідні на це кошти: зарплату, податки, нема потреби платити за обладнання, офіс, багато чого іншого. Тільки оплачує послуги Віртуальної Асистентки. Все просто.
Хоч Віртуальна Асистентка – фірма польська, проте обслуговує клієнтів з різних країн – працівники фірми володіють українською, російською, англійською та польською мовами. Наразі мають намір знайти партнерів в Україні. І не важливо, що в кожній країні своє законодавство і свої закони щодо бізнесу – все залежить від бажання вивчити закони, мати терпіння і бути працьовитими, а цього Віртуальній Асистентці не позичати.
Клієнт може не боятися, що щось піде не так. Віртуальна Асистентка дає гарантію. Після того, як клієнт сформує певні завдання, за ним закріплюється особа, що вестиме його справу. З тією особою обумовлюються всі необхідні моменти, які, вочевидь, записуються до відповідної угоди, щоби клієнт мав гарантії і був упевненим у безпеці співпраці з Віртуальною Асистенткою.
Для Віртуальної Асистентки важлива гарна репутація. Якщо робитимемо свою роботу якісно, про нас говоритимуть як про надійного партнера, а це наша робота – бути надійним партнером.
Партнерська публікація
